Blog

Własny magazyn daje firmie dużą kontrolę nad logistyką i na określonym etapie rozwoju może być rozwiązaniem wygodnym oraz ekonomicznie uzasadnionym. Sytuacja zaczyna się jednak zmieniać wraz ze wzrostem sprzedaży, liczby produktów, kanałów dystrybucji i liczby zamówień. To, co wcześniej działało sprawnie, zaczyna wymagać coraz większej powierzchni, większego zespołu i kolejnych inwestycji. Wtedy naturalnie pojawia się pytanie: czy i kiedy zdecydować się na outsourcing magazynu? Najczęściej nie wtedy, gdy własna logistyka całkowicie przestaje działać, ale wcześniej, gdy zaczyna pochłaniać coraz więcej czasu, pieniędzy i zasobów potrzebnych do dalszego rozwoju firmy.

Po czym poznać, że własny magazyn zaczyna ograniczać rozwój firmy?

Jednym z pierwszych sygnałów, że własny magazyn zaczyna ograniczać rozwój firmy jest brak miejsca. Towaru przybywa, przestrzeń magazynowa jest coraz trudniejsza do organizacji, a przyjęcie większej dostawy lub rozszerzenie asortymentu zaczyna powodować problemy. Firma staje wtedy przed decyzją, czy wynająć większą powierzchnię, czy zmienić sposób organizacji logistyki.

Brak miejsca to jednak tylko część problemu. Znacznie ważniejsze jest to, czy magazyn nadąża za liczbą operacji. Przyjęcia dostaw, kompletacja, pakowanie, wysyłka i obsługa zwrotów wymagają odpowiedniej liczby osób oraz sprawnych procesów. Jeśli wzrost sprzedaży regularnie powoduje opóźnienia, błędy lub konieczność szybkiego zwiększania zatrudnienia, obecny model może przestawać być skalowalny. W takiej sytuacji można zwiększać własne zasoby, ale każda taka decyzja oznacza kolejne koszty związane z powierzchnią, personelem, wyposażeniem i technologią. Alternatywą jest wykorzystanie infrastruktury operatora logistycznego.

Istotnym sygnałem jest również czas poświęcany na bieżące problemy operacyjne. Jeżeli właściciel, CEO czy e-commerce manager coraz częściej zajmuje się brakami kadrowymi, przesyłkami, reklamacjami i organizacją pracy magazynu zamiast sprzedażą, marketingiem i rozwojem biznesu, logistyka zaczyna wykorzystywać zasoby potrzebne gdzie indziej.

Czy lepiej wynająć większy magazyn czy zdecydować się na outsourcing?

Pytanie czy lepiej wynająć większy magazyn, czy zdecydować się na outsourcing, pojawia się zwykle wtedy, gdy obecna powierzchnia zaczyna być niewystarczająca. Odpowiedź zależy przede wszystkim od przewidywalności sprzedaży, możliwości dalszego wzrostu oraz kosztów rozwoju własnej infrastruktury.

Jeżeli sprzedaż jest stabilna, firma wykorzystuje powierzchnię równomiernie przez cały rok i posiada sprawnie działający zespół, rozwój własnego magazynu może być uzasadniony. Inaczej wygląda sytuacja, gdy liczba zamówień mocno się zmienia, biznes jest sezonowy albo trudno przewidzieć, jak duża powierzchnia będzie potrzebna za rok czy dwa. Wtedy outsourcing może ograniczyć konieczność inwestowania z wyprzedzeniem w zasoby, które przez część roku pozostawałyby niewykorzystane.

Ile naprawdę kosztuje własny magazyn?

Przy porównaniu obu modeli bardzo łatwo sprowadzić koszt własnego magazynu wyłącznie do czynszu. To jednak tylko jedna z pozycji. Odpowiadając na pytanie, ile naprawdę kosztuje własny magazyn, trzeba uwzględnić również wynagrodzenia, wyposażenie, systemy informatyczne, materiały opakowaniowe, energię, sprzęt, zabezpieczenia, obsługę zwrotów oraz zarządzanie całym procesem. Do tego dochodzą koszty mniej oczywiste: błędy kompletacyjne, reklamacje, uszkodzenia, niewykorzystana przestrzeń czy nadmiar zasobów utrzymywanych na okresy szczytowej sprzedaży. Kosztem jest także czas osób odpowiedzialnych za organizację logistyki. Porównując własny magazyn z outsourcingiem, warto patrzeć na pełny koszt obsługi jednego zamówienia, a nie tylko na pojedyncze pozycje w budżecie.

Czy outsourcing magazynu obniża koszty logistyki?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań, ale odpowiedź nie zawsze brzmi „tak”. Czy outsourcing magazynu obniża koszty logistyki? Może je obniżyć, ale nie w każdej firmie i nie przy każdym modelu sprzedaży. Opłacalność zależy między innymi od liczby zamówień, liczby SKU, rotacji zapasu, sposobu kompletacji, sezonowości i zakresu usług potrzebnych od operatora. Potencjalna korzyść wynika przede wszystkim z tego, że firma korzysta z istniejącej infrastruktury, pracowników i technologii operatora, zamiast samodzielnie budować oraz utrzymywać całe zaplecze potrzebne do obsługi obecnej i przyszłej sprzedaży. Najbardziej miarodajne jest więc porównanie pełnych kosztów obu modeli.

Od jakiej liczby zamówień outsourcing magazynu się opłaca?

Firmy często próbują znaleźć konkretną granicę, dlatego pytanie od jakiej liczby zamówień outsourcing magazynu się opłaca pojawia się bardzo często. Nie ma jednak jednej wartości, która pasowałaby do każdego biznesu. Dwie firmy realizujące po kilka tysięcy zamówień miesięcznie mogą mieć zupełnie inne potrzeby logistyczne. Jedna może sprzedawać kilka produktów pakowanych w ten sam sposób, druga kilka tysięcy SKU wymagających różnych metod kompletacji i dodatkowych operacji. Znaczenie ma więc nie tylko liczba paczek, ale także liczba pozycji w zamówieniu, sposób składowania, rotacja, gabaryty produktów, liczba zwrotów czy wymagania dotyczące pakowania. Dobrym momentem na wykonanie kalkulacji jest sytuacja, w której dalszy wzrost wymaga większego magazynu, kolejnych pracowników lub znaczących inwestycji w systemy i wyposażenie.

Jak sezonowość sprzedaży wpływa na outsourcing magazynu?

Sezonowość może bardzo mocno zmienić ekonomikę własnego magazynu. Powierzchnia i zespół przygotowane do standardowego miesiąca mogą okazać się niewystarczające podczas Black Friday, świąt, premiery produktu czy dużej kampanii marketingowej. By przygotować się do sezonowego wzrostu zamówień firma może utrzymywać większe zasoby przez cały rok albo próbować zwiększać je tylko na krótki okres. Oba rozwiązania wymagają dodatkowych kosztów i organizacji. Outsourcing magazynu może być korzystny wtedy, gdy pozwala lepiej dopasować zasoby do zmiennego wolumenu zamówień. Trzeba jednak wcześniej sprawdzić, czy operator rzeczywiście ma możliwość zwiększania skali operacji w okresach szczytowych.

Jak sprzedaż wielokanałowa wpływa na logistykę magazynową?

Własny sklep internetowy, marketplace, sprzedaż B2B i współpraca z sieciami handlowymi mogą korzystać z jednego zapasu. Im więcej kanałów, tym większe znaczenie ma więc sprawna synchronizacja stanów magazynowych. Pytanie jak sprzedaż wielokanałowa wpływa na logistykę magazynową staje się szczególnie ważne wtedy, gdy rośnie liczba zamówień i systemów zaangażowanych w proces sprzedaży. Brak aktualnych danych może prowadzić do sprzedaży produktu, którego fizycznie nie ma już na stanie. Rosną też wymagania dotyczące integracji, automatyzacji i obsługi różnych standardów zamówień. W takiej sytuacji operator logistyczny powinien nie tylko zapewniać powierzchnię, ale również umożliwiać sprawny przepływ danych pomiędzy magazynem a kanałami sprzedaży.

Co obejmuje outsourcing magazynu?

Outsourcing magazynu nie musi oznaczać wyłącznie wynajęcia miejsca na towar. W zależności od modelu współpracy operator może przejąć znacznie większą część procesu. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie ustalić, co obejmuje outsourcing magazynu u konkretnego operatora. Zakres może obejmować przyjęcie dostaw, składowanie, kontrolę stanów magazynowych, kompletację, pakowanie i przygotowanie zamówień do wysyłki. Operator może również zajmować się zwrotami, kontrolą jakości, etykietowaniem, przepakowywaniem czy przygotowywaniem zestawów. Nie każda firma musi od razu przekazywać całość operacji. Zakres współpracy można dopasować do tych obszarów, które najbardziej obciążają własny zespół.

Czym różni się outsourcing magazynu od fulfillmentu?

Pojęcia outsourcingu magazynowego i fulfillmentu są często używane zamiennie, choć nie zawsze oznaczają dokładnie to samo. Outsourcing magazynu jest pojęciem szerszym i może obejmować przekazanie operatorowi wybranych procesów. Fulfillment zwykle oznacza kompleksową realizację zamówień, szczególnie w e-commerce. W modelu fulfillmentowym operator najczęściej przechowuje towar, kompletuje zamówienie, pakuje je i przekazuje przesyłkę przewoźnikowi. W zależności od ustaleń może również obsługiwać zwroty oraz dodatkowe operacje. Dla przedsiębiorcy ważniejszy od samej nazwy usługi jest jednak dokładny zakres współpracy i podział odpowiedzialności.

Czy outsourcing magazynu oznacza utratę kontroli nad logistyką?

To jedna z najczęstszych obaw firm rozważających zmianę modelu. Przekazanie fizycznej obsługi towaru zewnętrznemu partnerowi nie powinno jednak oznaczać rezygnacji z wiedzy o tym, co dzieje się z zapasem i zamówieniami. Outsourcing magazynu nie oznacza utraty kontroli nad logistyką, jeśli współpraca jest odpowiednio zaplanowana. Firma powinna mieć dostęp do informacji o stanach magazynowych, realizowanych zamówieniach oraz jakości obsługi. Znaczenie mają zasady raportowania, integracje systemów, SLA oraz jasno określona odpowied zialność operatora. Dobry outsourcing logistyczny polega na przekazaniu operacji, a nie kontroli nad biznesem.

Kiedy outsourcing magazynu nie ma sensu?

Outsourcing nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Dlatego równie ważne jak pytanie o korzyści z outsourcingu. Przy bardzo małej skali działalności, prostym procesie i niewielkiej liczbie zamówień własna obsługa może być tańsza i łatwiejsza. Zewnętrzny model może również nie przynieść dużych korzyści firmie, która posiada już odpowiednią powierzchnię, efektywnie wykorzystuje własny zespół i nie planuje znaczącego zwiększenia skali. Osobnej analizy wymagają produkty potrzebujące bardzo specyficznych warunków przechowywania lub niestandardowych procesów magazynowych. W takim przypadku kluczowe jest znalezienie operatora mającego odpowiednie doświadczenie i infrastrukturę.

Jak przygotować firmę do outsourcingu magazynu?

Zmiana modelu logistycznego powinna rozpocząć się od danych. Trzeba wiedzieć, ile firma posiada SKU, ile zamówień realizuje, jaka jest średnia liczba produktów w przesyłce, jak wygląda rotacja zapasu oraz jak duże są wahania sprzedaży w ciągu roku. Pytając jak przygotować firmę do outsourcingu magazynu, należy również przeanalizować wszystkie operacje niestandardowe. Mogą one dotyczyć pakowania, etykietowania, tworzenia zestawów, obsługi zwrotów czy wymagań konkretnych kanałów sprzedaży. Im dokładniej firma opisze swój proces, tym łatwiej operatorowi przygotować właściwy model obsługi i rzetelną kalkulację. Sama migracja zapasu również powinna zostać zaplanowana tak, aby zmiana magazynu nie zakłóciła sprzedaży. Kluczowe są integracje systemów, synchronizacja danych i jasne procedury obowiązujące od początku współpracy.

Jak wybrać operatora logistycznego?

Cena ma znaczenie, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru partnera. Znacznie ważniejsze jest to, czy operator będzie w stanie obsłużyć zarówno obecną działalność, jak i jej dalszy rozwój. Warto zwrócić uwagę na zakres usług, doświadczenie, technologię, możliwości integracji, sposób raportowania oraz standardy realizacji zamówień. Istotna jest również skalowalność. Operator powinien być przygotowany na wzrost sprzedaży i okresowe zwiększenie liczby zamówień bez pogorszenia jakości obsługi. Warto również ustalić zasady odpowiedzialności, sposób postępowania w przypadku błędów oraz parametry SLA. Pozwala to porównać nie tylko ceny, ale także jakość i przewidywalność współpracy.

Własny magazyn czy outsourcing: co się bardziej opłaca?

Nie ma rozwiązania, które zawsze będzie korzystniejsze. Co się bardziej opłaca: własny magazyn czy outsourcing? To zależy od kosztów obecnego modelu, skali działalności i planów firmy na kolejne lata. Własny magazyn może być efektywny, jeżeli firma posiada odpowiednią infrastrukturę, stabilny wolumen zamówień i dobrze wykorzystuje powierzchnię oraz personel. Outsourcing staje się szczególnie wart analizy wtedy, gdy dalszy rozwój wymaga wynajęcia większej powierzchni, zwiększenia zatrudnienia albo poniesienia znacznych wydatków na sprzęt, systemy i organizację procesów. Przy podejmowaniu decyzji trzeba patrzeć nie tylko na to, ile logistyka kosztuje dzisiaj. Równie ważne jest pytanie, ile będzie kosztować przy dwukrotnie większej sprzedaży.

Kiedy warto przejść z własnego magazynu na outsourcing?

Najlepszym momentem na zmianę nie jest dzień, w którym własny magazyn przestaje sobie radzić. Wtedy firma często działa już pod presją i musi podejmować decyzje szybko. Dlatego pytanie kiedy warto przejść z własnego magazynu na outsourcing najlepiej zadać wcześniej, tj. w momencie, gdy kolejne etapy wzrostu zaczynają wymagać nieproporcjonalnie dużych inwestycji w powierzchnię, ludzi i technologię. Szczególnie wyraźnym sygnałem jest sytuacja, w której logistyka zaczyna pochłaniać czas i środki potrzebne do sprzedaży, rozwoju produktów czy pozyskiwania nowych klientów.

Outsourcing magazynu nie powinien być więc traktowany wyłącznie jako sposób na rozwiązanie problemu z brakiem miejsca. Może być elementem decyzji o tym, które procesy firma chce rozwijać samodzielnie, a które lepiej powierzyć wyspecjalizowanemu partnerowi. Dobrze zaplanowany outsourcing magazynu pozwala pozostawić kontrolę nad sprzedażą i standardem obsługi po stronie firmy, a jednocześnie ograniczyć konieczność samodzielnego rozwijania całego zaplecza operacyjnego.